Come evitare i filtri anti-spam nelle campagne B2B

Per chi lavora con l’email marketing, vedere una campagna B2B finire direttamente nello spam è frustrante e spesso difficile da decifrare. È come organizzare un evento esclusivo e scoprire all’ultimo momento che gli inviti non sono mai arrivati ai destinatari. Oltre allo spreco di risorse, c’è anche il danno più ampio di perdere potenziali clienti, contratti e occasioni di business importanti.

Ogni azienda che utilizza l’email marketing sa che il successo di una campagna B2B passa soprattutto dalla capacità di raggiungere effettivamente le caselle di posta dei destinatari. Un’email che finisce nella cartella spam è un investimento sprecato, oltre che un segnale negativo per la reputazione aziendale. Proprio per questo motivo, comprendere le ragioni per cui alcune email aziendali vengono intercettate dai filtri anti-spam è essenziale per migliorare l’efficacia di ogni comunicazione.

Perché le email finiscono nello spam

Ci sono diversi fattori che spingono i provider di posta elettronica ad attivare i filtri anti-spam, e molti di questi non sono sempre così evidenti. Prima di tutto, è bene ricordare che i sistemi di filtraggio analizzano non solo i contenuti, ma anche parametri tecnici e comportamenti degli utenti destinatari.

Tra gli elementi tecnici che più spesso innescano l’alert ci sono gli indirizzi IP poco affidabili. Mandare email da un IP sospetto o già segnalato per attività sospette comporta automaticamente una maggiore probabilità che la tua comunicazione venga deviata nella cartella spam.

Altro errore frequente riguarda l’assenza delle corrette autenticazioni email. Senza la corretta implementazione di protocolli come SPF, DKIM e DMARC, è come presentarsi senza documenti a un posto di blocco: i server di posta elettronica semplicemente non si fidano. Inoltre, contenuti palesemente commerciali, oggetti email poco chiari, troppo promozionali o con un uso eccessivo di punti esclamativi aumentano ulteriormente il rischio di filtraggio.

D’altra parte, la qualità delle liste di distribuzione costituisce un fattore determinante. Le liste non aggiornate o acquistate da fonti dubbie sono piene di indirizzi inattivi o che tendono a segnalare come spam qualunque comunicazione non richiesta, aggravando ulteriormente la situazione.

Tecniche di autenticazione e certificazione

Autenticare le tue email aziendali attraverso SPF, DKIM e DMARC è il primo passo concreto per evitare i filtri anti-spam.

Con SPF (Sender Policy Framework), stabilisci ufficialmente quali server sono autorizzati a inviare email per conto del tuo dominio aziendale. Implementarlo è semplice: è sufficiente aggiungere una stringa di testo (record SPF) ai record DNS del dominio. Così facendo, ogni server che riceve le tue comunicazioni può verificare rapidamente la loro provenienza.

DKIM (DomainKeys Identified Mail), invece, consente di associare una firma digitale all’email inviata. Questa firma viene automaticamente controllata dal server ricevente per assicurarsi che il messaggio non sia stato alterato durante il percorso. Anche in questo caso, la procedura richiede di aggiungere specifiche voci DNS e impostare correttamente le firme lato server.

Infine, il protocollo DMARC permette di specificare ai provider come comportarsi con le email non autenticate: se metterle in quarantena o respingerle del tutto. Una corretta impostazione DMARC è sinonimo di serietà e riduce drasticamente la possibilità di finire nello spam.

Contenuti email ben strutturati

Scrivere email aziendali che siano gradite al lettore e ai filtri richiede una certa attenzione. Innanzitutto, il titolo è ciò che colpisce a prima vista: oggetti troppo generici come “Offerta imperdibile!” oppure “Guadagna subito!” risultano spesso sospetti e sono tipici delle email spam.

Molto più efficace è usare un linguaggio semplice, chiaro, personalizzato e coerente con il contenuto reale della comunicazione. Per esempio, “Soluzioni innovative per la gestione HR della tua azienda” è sicuramente preferibile e meno soggetto a filtri rispetto a titoli urlati o ambigui.

Nel corpo dell’email, privilegia la chiarezza e la personalizzazione. Inserire il nome del destinatario, l’azienda di appartenenza o un riferimento specifico alla sua attività professionale migliora significativamente le metriche di apertura e riduce i segnali negativi ai filtri.

Gestione e qualità delle liste

Nell’email marketing B2B, la qualità del database è determinante per il successo di ogni campagna. Spesso però le aziende cadono in un errore frequente, ovvero affidarsi a liste acquistate da fonti poco trasparenti con l’intento di raggiungere rapidamente un gran numero di potenziali clienti.

Utilizzare indirizzi email obsoleti, inattivi o non verificati può peggiorare sensibilmente i risultati, aumentando il tasso di email respinte (bounce rate) e le segnalazioni come spam. Un comportamento che rischia non solo di compromettere l’efficacia immediata delle campagne, ma anche di danneggiare a lungo termine la reputazione aziendale presso i principali provider di posta elettronica.

La soluzione sta nella scelta di utilizzare esclusivamente liste email profilate, costruite attraverso criteri precisi come settore aziendale, ruolo professionale e area geografica, e verificate costantemente tramite strumenti professionali. È fondamentale adottare tecnologie avanzate per mantenere aggiornati i dati, eliminando sistematicamente indirizzi inattivi, duplicati o inesistenti, così da garantire che ogni messaggio raggiunga un interlocutore realmente interessato.

Una lista di qualità, oltre ad aumentare notevolmente il tasso di apertura e di risposta, consolida il rapporto di fiducia con i destinatari e rafforza la tua autorevolezza nel mercato di riferimento. In questo modo, il database profilato non rappresenta soltanto un investimento sicuro, ma costituisce anche la base strategica per il successo duraturo delle campagne di email marketing aziendali.

Segmentazione e invio mirato

Inviare email a segmenti specifici è una tecnica potente che riduce drasticamente il rischio di essere segnalati come spam. Piuttosto che inviare lo stesso messaggio a tutti i contatti indistintamente, creare comunicazioni mirate basate su criteri precisi come il ruolo aziendale (CEO, sales manager, responsabile acquisti), settore di attività o interesse dimostrato, aumenta l’efficacia della campagna e la percezione di professionalità da parte dei destinatari.

Ad esempio, differenziare le comunicazioni per aziende del settore tecnologico rispetto a quelle che operano nella manifattura o nel commercio al dettaglio, rende ogni email più pertinente e gradita, abbassando nettamente il rischio spam.

Automazione delle email e filtri anti-spam

L’automazione DEM (Direct Email Marketing) ottimizza il workflow email consentendo di gestire al meglio flussi e frequenze di invio. Le piattaforme avanzate di email automation permettono di creare sequenze email ben strutturate, in grado di adattarsi ai comportamenti degli utenti e garantire comunicazioni puntuali e sempre pertinenti.

Automatizzare correttamente invii e follow-up riduce la probabilità di generare messaggi indesiderati e aiuta a mantenere alta la qualità percepita dalle caselle di posta dei destinatari. Inoltre, permette di tenere sotto controllo metriche essenziali per una gestione efficace.

Monitoraggio e analisi delle performance

Per migliorare le tue campagne B2B è fondamentale monitorare costantemente alcuni KPI strategici. Tra questi, i più importanti sono il tasso di apertura, il tasso di click, la percentuale di email respinte (bounce rate) e il numero di segnalazioni spam.

Strumenti come Mailchimp, HubSpot, Sendinblue o ActiveCampaign offrono dashboard intuitive e report dettagliati, facilitando la gestione proattiva delle campagne e prevenendo in anticipo eventuali problemi legati ai filtri anti-spam.

Investire in deliverability significa aumentare il ROI

Prevenire che le tue email finiscano nello spam significa ottimizzare concretamente il ritorno sull’investimento delle campagne B2B. La deliverability elevata aumenta il coinvolgimento dei destinatari, migliora la reputazione aziendale e incrementa concretamente le probabilità di trasformare un semplice contatto in una relazione commerciale stabile e duratura.

Se hai bisogno di un elenco di email aziendali profilate per ottimizzare la tua campagna email B2B, contattaci ora! Indirizziemail.eu offre database aggiornati con oltre 9 milioni di aziende profilate e conformi al GDPR.